Le logiciel Viadev ne dispose pas pour le moment de son propre module de comptabilité salariale. Plusieurs solutions sont possibles :
- Utiliser la solution gratuite fournie si celle-ci est suffisante pour votre usage (nécessite Microsoft Excel 2010 ou supérieur).
- Utiliser Crésus Salaires et importer les écritures comptables via le script fourni.
- Utiliser un autre logiciel et saisir manuellement les écritures comptables dans Viadev.
N'hésitez pas à prendre contact avec le service Viadev si vous souhaitez intégrer le logiciel Viadev avec un autre logiciel de comptabilité salariale.
Solution gratuite intégrée
La solution gratuite permet de :
- Créer un fichier Excel par année en ajoutant automatiquement tous les contacts de type « Employé » saisis dans le logiciel.
- Comptabiliser les écritures de salaire (parts employés et employeurs).
- Payer les salaires par virement électronique.
- Générer les fiches salaires en PDF ou les imprimer.
Mais elle ne permet pas, par exemple, de :
- Calculer automatiquement la LPP.
- Calculer automatiquement les impôts à la source.
- Transmettre les données par Swissdec.
Scripts
Cette solution comporte 4 scripts accessibles depuis le ruban « Outils » en cliquant sur « Scripts » puis sur « Salaires (fichier Excel) ».
Initialiser un nouveau fichier des salaires
Ce script permet de créer un nouveau fichier Excel pour gérer les salaires d'une année complète.
Le nom du fichier Excel à créer avec son emplacement doit être défini de telle manière à ce que seulement les personnes autorisées puissent y accéder.
Si l'entité est renseignée, tous les employés liés à l'entité seront ajoutés automatiquement avec leurs données respectives (date de naissance, adresse, période d'activité, etc.). Les changements en cours d'année devront être effectués directement dans le fichier Excel.
L'année renseignée définira automatiquement les seuils (plafond de cotisation à l'assurance chômage, taux de cotisation AVS, etc.).
Un clic sur « Exécuter » crée le fichier puis l'ouvre dans Excel.
Ouvrir un fichier des salaires
Ce script permet d'ouvrir simplement un fichier des salaires depuis le logiciel Viadev. Le fichier peut aussi être ouvert depuis Excel directement.
Par défaut, le dernier fichier utilisé est proposé mais il peut être modifié si nécessaire.
Un clic sur « Exécuter » ouvre le fichier dans Excel.
Comptabiliser les salaires
Ce script permet d'ajouter les écritures comptables des salaires dans Viadev, pour les charges de l'employeur et des employés.
Par défaut, le dernier fichier utilisé est proposé mais il peut être modifié si nécessaire.
Le mois à comptabiliser est défini dans le fichier Excel. La date des écritures comptables est définie au dernier jour de ce mois.
Le mode « Simuler l'importation » permet de vérifier que tout est renseigné correctement dans le fichier des salaires (comptes, libellé des écritures, etc.) sans ajouter les écritures comptables dans le logiciel.
Un clic sur « Exécuter » ajoute les écritures comptables (sauf en cas de simulation) dans Viadev pour toutes les rubriques qui ont un montant supérieur à zéro et ceci pour chaque employé. Seules les feuilles visibles sont prises en compte.
Payer les salaires
Ce script permet de payer les salaires aux employés par virement électronique.
Par défaut, le dernier fichier utilisé est proposé mais il peut être modifié si nécessaire.
Le mois à payer est défini dans le fichier Excel.
Un clic sur « Exécuter » ouvre l'assistant de paiement des contacts pré-rempli avec tous les salaires à payer (qui ont un montant supérieur à zéro). Seules les feuilles visibles sont prises en compte.
Fichier des salaires Excel
Le fichier des salaires fourni permet de traiter les cas standards. Un fichier de salaires n'est pas limité en nombre de salariés.
Le mois de décembre peut être utilisé pour verser un 13e salaire, si celui-ci n'est pas versé chaque mois.
Plusieurs fichiers de salaires peuvent être créés. Dans ce cas, la comptabilisation et le paiement des salaires devront être exécutés sur chaque fichier de salaires.
Les feuilles du fichier des salaires sont protégées sans mot de passe. Les modifications peuvent bloquer la comptabilisation et/ou le paiement des salaires si elles ne sont pas effectuées correctement.
Lorsque des salaires sont comptabilisés et/ou payés, les constantes et les salaires concernés ne doivent plus être modifiés.
Paramètres
Le bouton « Ajouter un employé » permet d'ajouter une nouvelle fiche de salaire dans le fichier.
Le dernier mois à afficher pour les employés est aussi utilisé comme mois de comptabilisation et de paiement des salaires.
La vue employé permet de cacher les mois qui ne sont pas encore écoulés (supérieur au dernier mois à afficher) afin d'imprimer des fiches de salaire cohérentes pour les employés. Les boutons « Générer les fiches salaires en PDF » et « Imprimer les fiches salaires » activent temporairement cette option de manière transparente.
Les constantes standards sont renseignées lors de l'initialisation du fichier. Les constantes propres aux contrats de l'entreprise (par exemple, le taux de cotisation à l'assurance accident, l'APG maladie, etc.) doivent être renseignées.
Les rubriques disponibles sont affichées. Le libellé est affiché dans les fiches de salaire. La visibilité permet d'afficher ou non la rubrique par défaut dans une fiche de salaire. Les comptes de débit et de crédit ainsi que le libellé de l'écriture comptable sont utilisés par les scripts de comptabilisation et de paiement des salaires.
Les rubriques « Autre ... » peuvent être utilisées librement selon les besoins de l'entreprise.
La communication au bénéficiaire est uniquement utilisée dans les ordres de paiement électroniques.
Fiche de salaire d'un employé
Une fiche annuelle est utilisée pour chaque employé.
Le montant des salaires peut être renseigné en avance afin de calculer un budget sur l'année entière. Les boutons « Générer les fiches salaires en PDF » et « Imprimer les fiches salaires » n'affichent pas les mois pas encore écoulés et les totaux ne les cumulent pas non plus.
En dessous de la fiche, les données de l'employé peuvent être renseignées. La date de naissance est utilisée pour déterminer l'âge de l'employé. Les calculs pour l'AVS/AI/APG/AC tiennent compte si l'employé est mineur ou s'il est à la retraite pour la déduction de la franchise.
Si toutes les données de l'employé ne sont pas renseignées, un avertissement est affiché en rouge et les cellules concernées sont entourées par une bordure rouge.
La visibilité des colonnes peut être ajustée (le tiret permet d'utiliser les paramètres généraux). Le bouton « Rafraichir colonnes visibles » permet d'ajuster les colonnes par rapport aux paramètres de la fiche et aux paramètres généraux. Même désactivées, certaines colonnes peuvent rester visibles si un montant est présent.
Décomptes AVS
Un clic sur le bouton « Mettre à jour le décompte » permet de rafraichir les données du décompte.
Crésus Salaires
Dans le ruban « Outils », cliquez sur « Scripts » puis sur « Importations » puis sur « Importer des écritures comptables de salaire depuis Crésus Salaires ».
Cliquez sur l'onglet « Informations » pour afficher comment la configuration doit être effectuée.
