Ce tuto traite uniquement de la saisie de base d'un document client. Veuillez consulter l’aide intégrée au logiciel pour obtenir plus d’informations.
L'exemple est donné avec la création d'un devis mais le principe est le même pour les autres types de document.
Suivez les étapes ci-dessous pour un créer un nouveau devis
Dans le ruban « Ventes », cliquez sur « Devis ».
Cliquez sur « Ajouter ».
Si vous avez créé des modèles de devis, sélectionnez le modèle à utiliser puis cliquez sur « Valider ».
L’utilisation des modèles permet de gagner beaucoup de temps.
Renseignez le code du client ou du prospect. Si le client n'existe pas encore dans Viadev, suivez ce tuto pour l'ajouter.
Un résumé de la situation financière du client est automatiquement affiché à l'écran.
Si le contact est un prospect, il deviendra automatiquement client (sauf si c'est un devis).
Cliquez sur « Ajouter » à chaque fois que vous souhaitez ajouter un nouveau produit (article, prestations de services, etc.).
Renseignez le code du produit. Si le produit n'a pas déjà été ajouté dans Viadev, suivi ce tuto pour l'ajouter.
Vous pouvez aussi utiliser le même produit pour toutes vos ventes et personnaliser le texte et le prix directement dans vos documents. Dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de statistiques précises sur les ventes, suivre l'état de stock, la marge, etc. Le compte du produit devra aussi être ajusté dans les factures et notes de crédit pour que la comptabilisation soit correcte.
Si nécessaire, vous pouvez ajuster :
- La quantité.
- Le texte de vente.
- Le prix unitaire (en HT ou TTC selon la liste de prix utilisée).
- Le rabais en % ou à l'unité.
Le statut du document est très important car il permet de faire un suivi efficace. De base, les statuts suivants sont pré-configurés :
- 1 - En rédaction : Le document est en train d'être rédigé et n'est pas prêt.
- 2 - En attente : Le document est en attente d'être accepté, d'être confirmé, est en attente de règlement ou en cours de livraison (selon le type de document).
- 3 - Terminé : Le document est accepté, confirmé, réglé, livré ou retourné (selon le type de document).
- A - Abandonné : Le document est annulé ou refusé si c'est un devis.
Il est recommandé d'ajuster le statut du document au fur et à mesure des événements. Certains assistants permettent de modifier automatiquement le statut selon la situation.
Si nécessaire, dans l'onglet « Infos supplémentaires » vous pouvez ajuster de nombreux paramètres tels que :
- La langue du document.
- La liste de prix à appliquer.
- Les conditions de paiement.
- Etc.
Cliquez sur « Valider ».
La plupart des configurations peuvent être définies dans le contact afin d'éviter de devoir les modifier à chaque création de document.
Si votre devis est prêt et que vous souhaitez le transmettre à votre client, cliquez sur « Imprimer » puis sur « Imprimer, transmettre ou archiver le document ».
Choisissez l'action selon si vous voulez imprimer le devis ou le transmettre par email à votre client.
Cliquez sur « Valider ».
Si vous voulez envoyer votre document par email, il est nécessaire que l'envoi d'email soit correctement paramétré dans les paramètres logiciels.
